英文事務の仕事

仕事内容

日常的に英語を使う仕事で、女性に特に人気な職業のひとつに英文事務があります。英文事務の仕事は、英語の資料を日本語に翻訳したり、その逆に日本語の資料を英語に翻訳したりといった仕事がメインです。

とはいえ、その業務の幅は広く、会社によって英文事務に求められる仕事が異なるというのが実情です。たとえば、ある会社では海外からのメールを翻訳することがメインの業務である場合がありますが、別の会社では、取り扱う商品の説明書や設計書の翻訳や作成まで任される場合もあります。

また、会社によっては海外の子会社からの人材受け入れ時のサポート、海外出張社や赴任者への手続きなど、ただの英文を使った事務を超える権限を与えられる人もいます。さらに、海外出身の上役がいる会社では、英文事務はもちろんのこと、通訳や秘書としての役割を期待される場合もあります。

このように英文事務と一口で言っても、会社や業種によって多種多様な役割が求められます。英文作成能力や翻訳能力はもちろんのこと、高いビジネスマナーや教養が求められる場面も少なからずあります。

また、業務として英語を使うからと言って、英語が使えるだけでは仕事になりません。日本企業の事務と同じように、マイクロソフトオフィスを使いこなすパソコンスキルや簿記の能力も求められます。

資格について

英文事務の仕事に就くのに必須の資格はありません。ですが、新卒においては特に自分の英語能力や事務作業能力を分かりやすく示すための資格を取得しておくのが得策と言えます。ここでは、英文事務の仕事に有利な代表的な資格として「TOEIC」と「マイクロソフトオフィススペシャリスト検定(MOS検定)」を例にとって、資格取得の道筋を簡単に紹介したいと思います。

TOEICについて

TOEICは、「国際ビジネスコミュニケーション協会」が主催する、英語能力を示す試験としてセ計的に最も一般的な試験のひとつです。

試験は、年10回(1、3、4、5、6、7、9、10、11、12月 )全国80都市で開催されています。試験寧陽はリスニングとリーディングに分かれ、その得点によってA~Eの5つのレベルに判定されます。

レベルAは、990点満点中860点からで、「non-nativeとして十分なコミュニケーションができる」と評価されます。レベルB以下は、730点~859点で「どんな状況でも適切なコミュニケーションができる素地を備えている」(レベルB)、470点~729点で「日常生活のニーズを充足し、限定された範囲内では業務上のコミュニケーションができる」(レベルC)、220点~469点で「通常会話で最低限のコミュニケーションができる」(レベルD)、219点以下が「コミュニケーションができるまでに至っていない」(レベルE)とそれぞれ判定されます。

英文事務の仕事は必ずしもTOEICの試験結果がすべてというわけではありません。ですが、就職試験で自分の英語力や努力をアピールでき、他の受験者と差を付けるには、最低でも600点以上の点数を目指しましょう。

※試験日程、試験会場、試験内容などはTOEICのホームページから引用

MOS検定について

英語事務において、英語能力と同じか、それ以上に重要な能力は事務処理能力です。MOS検定は、マイクロソフトのエクセルやワード、パワーポイントといった今や事務作業に必須のマイクロソフトオフィス製品の習熟度を客観的に証明することができる検定です。

認定科目は、文書作成ソフトのワード、表計算ソフトのエクセル、プレゼンテーションソフトのパワーポイント、データベース管理ソフトのアクセス、電子メールソフトのアウトルックの5つが用意されています。ちなみにワードとエクセルのみ、習熟度によってスペシャリストレベル(一般)とエキスパートレベル(上級)に分かれています。MOS検定は科目ごとに独立した試験なので、自分に必要と思える科目のみを受験しましょう。

出題項目をワードのスペシャリストレベルを例に、以下にまとめました。

・文章作成と管理

・文字、段落、セクションの書式設定

・表やリストの作成

・参考資料の作成と管理

・グラフィック要素の挿入と書式設定

合格点、合格率ともに公表されていませんが、合格点は1000点満点で550~850点が目安になります。

※試験科目、試験内容などはMOS検定ホームページから引用

就職・転職活動

英語事務に就くには大きく分けて派遣社員として働く道と、正社員を目指す道とがあります。

一般に、派遣社員の方が簡単そうに思いがちですが、この世界では経験がものをいうため、派遣社員にはより高いスキルが求められます。その分企業側の期待も高くなります。もちろん、スキルや経験が認められれば高額の報酬を求めて、どんどん職場をキャリアアップしていくことも可能です。

こういった状況ですので、経験が少ない場合は、正社員での就職を目指すべきでしょう。また、英語に自信がある人は、事務の経験を積むために英語と関わりのない一般事務の職業を経験して、事務能力のスキルを付けることもひとつの手です。英語力と同じくらい、事務員としての能力が求められる職業です。就職した後も、英語力はもちろんのこと、事務能力もスキルアップしていく努力が必要です。


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