秘書の仕事

仕事内容

秘書とひとことでいってもたくさんの種類があります。 企業の役員付秘書、銀行での秘書、議員秘書、病院での医療秘書、大学病院での大学教授の秘書、グループセクレタリーなど。

また、会社の規模により秘書として専属ではなく別の業務と兼任という場合もあります。 大手企業の場合は、「秘書課」などに配属され複数人で役員の秘書業務を担当する場合と 個人秘書として、ひとりの役員に専属で秘書がつく場合とがあります。

グループセクレタリーの場合、複数(5人〜10人程度)のチームのサポートを行います。 こちらの場合は、一般的な秘書業務だけでなくチームの売り上げ、数字なども管理していくことが多いです。

基本的な秘書のお仕事内容は、 主に、スケジュール管理・出張手配・資料作成・メールの整理、発信、慶弔関連手配、来客対応、ニュースリリースチェック、情報収集などが代表的です。 簡単なアシスタント業務のみという会社から、裁量をもたせる会社など、その会社により求められるスキルやレベルなども違い、仕事の幅は大きく異なるといえます。

資格について

秘書検定という資格がありますが、
秘書になるには、必ずしも資格を取得しないといけないわけではありません。 外資系企業や業種によっては英語力が必須となる場合があります。 実際には、資格よりも、経験や能力、秘書業務に適するかどうかが重要になります。

しかし、秘書検定は、基本的なマナーやビジネスの基本、礼儀作法、社会常識などの内容が含まれているので勉強する意味で取得することは意味のあることだといえます。 学生のうちに取得する方も多く、社員に資格取得を推奨している企業もあります。 また転職の場合は、未経験でも資格を取得することでアピールポイントにはなるかと思います。

 

秘書技能検定について

3級、2級、準1級、1級があります。

3級、2級については筆記試験のみ。

合格率も高く、テキストなどを基本にしっかり勉強すると合格に近づけると思います。

 

秘書検定の出題内容

 

理論(60%以上)1.必要とされる資質 2.職務知識 3.一般知識と実技(60%以上)4.マナー・接遇 5.技能

 

※公益財団法人 実務技能検定協会 ホームページより

準1級と1級では筆記試験に加え、面接があります。
試験勉強以外にも、身なり、立ち振る舞いやしぐさ、言葉遣い、敬語などが自然に出ることなどが必要とされます。
立ち振る舞いやしぐさなどは、その場しのぎでできることではありません。
普段からの行い、意識することが大切です。

この資格試験は、秘書という仕事を目指さない方でも、社会人として役立つビジネスマナーの内容ですので勉強することはオススメいたします。

秘書に向いている方

人に合わせた動きができること、判断力をもち、臨機応変な対応ができること、人のサポートが好きな方、常に先読みできる方が秘書に向いています。 実際に秘書としてつく役員が人事移動で変わった場合、仕事内容や求められことがこれまでと変わることも多々あります。

どんなボスかを迅速に理解し、対応ができると仕事がスムーズにいくでしょう。上司が何を求めているのかを瞬時に冷静に判断し、行動できる力が求められます。

また秘密事項の取り扱いも多く、当然のことながら秘密保持が必須です。 これは、秘書業務に限らすどんな仕事にもいえますが、業務上知り得た情報、社内の機密事項、取引先やお客様情報などを決して漏らしてはいけません。

昨今ではSNSが盛んとなり、個人のアカウントでそのような内容を発信して会社で処分を受ける例もあります。 わからないように更新しているつもりでも、ほとんどの場合でわかってしまいます。 またたとえバレないとしても社会人として行ってはいけない行為です。

役員付け秘書の場合、たくさんの機密事項を知り得ることもあります。 そういったことをしっかりと念頭に置き、身に付けた上で仕事ができることが非常に重要といえます。

就職・転職活動(秘書)

新卒の場合で、秘書として最初から採用されることはまず少ないかと思います。 別の部署に配属された後、適任者が配属されることが一般的です。

中途採用の場合は、求人サイトや転職サイト、ハローワーク(職安)などで募集していることがあります。経験者が優遇されますが、社会人経験があれば未経験でも良い場合もあります。 または派遣会社や転職エージェント(人材紹介会社)に登録し、希望を伝えると求人があれば紹介してもらえることもあります。

未経験ながら秘書として再就職や転職をしたいとお考えの方は、ビジネスマナーや一般的なマナーを知ることや慶弔関連マナーなどもしっかり把握しておきましょう。 秘書検定などの資格の勉強やビジネスマナーを勉強しておくと良いでしょう。 社会人として何年も過ごしていても、意外に知っているつもりが誤った認識であったり、正式なマナーを知らなかったりということもありますよ。

敬語は正しく使えますか? また正式文書はスムーズに書けますか? 秘書が書く内容を、役員の名前で文書やメールを出すこともあります。 役員付けの秘書の場合は、接するお客様も企業の役員の方なども多くなります。

お客様に失礼のないように、ビジネス文書の書き方、言葉遣い、マナーをしっかりと習得して自然と振る舞えるようにしたいものですね。それは秘書を辞めて他の仕事をしても、また普段の生活の中でもきっと役立つと思います。

秘書という職種は、国家試験といった難しい資格は必要のない仕事ですが、目には見えないスキルが必要です。仕事以外でも普段からの言葉遣い、立ち振る舞いなども意識しておくといいですね。簡単なようで難しいですが、経験を積み重ねることによって自然と身につくことができると思います。



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